Datenschutzerklärung

Stand: August 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

[FIRMA EINTRAGEN] [STRASSE + HAUSNUMMER EINTRAGEN] [PLZ EINTRAGEN] [ORT EINTRAGEN], [LAND EINTRAGEN] E-Mail: [E-MAIL EINTRAGEN] Telefon: [TELEFON EINTRAGEN]

2. Überblick

Pontiq ist eine Plattform für Dentallabore. Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten (a) beim Besuch dieser Website und (b) bei der Nutzung der Plattform. Hosting und Datenverarbeitung erfolgen ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union.

3. Besuch dieser Website

3.1 Server-Logdaten

Beim Aufruf der Website verarbeitet unser Server technisch notwendige Daten (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, User-Agent), um die Website auszuliefern und die Sicherheit des Betriebs zu gewährleisten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb). Logdaten werden nach spätestens 14 Tagen gelöscht oder anonymisiert.

3.2 Cookies

Diese Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies bzw. vergleichbare Speichertechnologien (z. B. die Speicherung des Chat-Verlaufs des Website-Assistenten in der Session-Storage Ihres Browsers). Es findet kein Tracking zu Werbezwecken statt; es werden keine Analyse- oder Marketing-Cookies gesetzt. Eine Einwilligungsabfrage (Cookie-Banner) ist daher nicht erforderlich.

3.3 Kontakt- und Demo-Formulare

Wenn Sie unser Kontakt- oder Demo-Formular nutzen, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, Laborname und Nachricht), um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen). Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

3.4 Website-Assistent (Chat)

Der Chat-Assistent auf dieser Website beantwortet Fragen zum Produkt. Ihre Chat-Nachrichten werden zur Beantwortung an unser Backend übertragen und dort durch ein KI-Sprachmodell verarbeitet (siehe Ziffer 5). Der Verlauf wird nur lokal in Ihrem Browser (Session-Storage) gespeichert und beim Schließen der Browser-Sitzung gelöscht. Geben Sie im Chat freiwillig Kontaktdaten an, verarbeiten wir diese wie unter 3.3 beschrieben.

4. Nutzung der Plattform

4.1 Konto- und Vertragsdaten

Bei der Registrierung verarbeiten wir Bestandsdaten (Name, E-Mail-Adresse, Labor-/Firmendaten, Rolle) sowie Abrechnungsdaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

4.2 Fall- und Auftragsdaten (Auftragsverarbeitung)

Inhalte, die Labore über die Plattform verarbeiten — insbesondere Fälle aus Scanner-Clouds mit patientenbezogenen Angaben und Scan-Dateien — verarbeiten wir als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ausschließlich auf Weisung des jeweiligen Labors. Hierzu schließen wir mit jedem Labor einen Auftragsverarbeitungsvertrag (siehe AVV). Verantwortlicher für diese Daten ist das jeweilige Labor.

4.3 Scanner-Cloud-Verbindungen

Verbindet ein Labor eine Scanner-Cloud oder ein Hersteller-Portal (z. B. Medit Link), ruft die Plattform Falldaten und Dateien über die jeweilige Hersteller-Schnittstelle bzw. das Portal ab. Vom Labor hinterlegte Zugangsdaten und Zugangstoken werden ausschließlich zu diesem Zweck verwendet, AES-256-GCM-verschlüsselt gespeichert, niemals an Dritte weitergegeben und beim Löschen der Verbindung unverzüglich gelöscht. Die Verarbeitung erfolgt auf Weisung des verantwortlichen Labors im Rahmen der Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).

5. KI-Funktionen (Mistral AI)

Für KI-Funktionen (Fall-Zusammenfassungen, Extraktion von Material-/Farbangaben, Vorlagen-Vorschläge, Sprachfunktion, Website-Assistent) setzen wir Sprachmodelle des Anbieters Mistral AI (Mistral AI SAS, Frankreich) ein. Die Verarbeitung erfolgt auf Servern innerhalb der EU. Mit Mistral AI besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag; Eingaben werden nicht zum Training der Modelle verwendet. Übermittelt werden nur die für die jeweilige Funktion erforderlichen Inhalte. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. — im Rahmen der Auftragsverarbeitung — die Weisung des verantwortlichen Labors.

6. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir setzen zur Leistungserbringung sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein (Hosting in der EU, E-Mail-Versand, KI-Verarbeitung). Mit allen Dienstleistern bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO. Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU/des EWR findet nicht statt.

7. Speicherdauer

Konto- und Vertragsdaten: für die Dauer des Vertrags und gemäß gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (insbesondere §§ 147 AO, 257 HGB).
Auftrags- und Dokumentdaten der Labore: für die Dauer des Vertrags; Scan-Rohdateien gemäß planabhängiger Aufbewahrungsfrist.
Server-Logs: maximal 14 Tage.
Chat-Verlauf des Website-Assistenten: nur lokal in Ihrer Browser-Sitzung.

8. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte: Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21). Wenden Sie sich hierzu an [E-MAIL EINTRAGEN].

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO).

9. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, u. a. Transportverschlüsselung (TLS), Verschlüsselung gespeicherter Zugangstoken, rollenbasierte Zugriffskontrollen, Mandantentrennung und regelmäßige Sicherungen.

10. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Rechtslage oder unsere Verarbeitungen ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.